Obezbeđenje potraživanja: kako povećati šanse za naplatu pre nastanka spora

Kada kupac prestane da plaća, većina kompanija razmišlja o opomenama, tužbi ili izvršenju. Međutim, obezbeđenje potraživanja i uspešna naplata potraživanja često zavise od odluka koje su donete mnogo ranije – prilikom zaključenja ugovora, izbora sredstava obezbeđenja i načina na koji se dokumentuje poslovna saradnja. U ovom tekstu izdvajamo nekoliko koraka koji mogu značajno povećati izglede da svoje potraživanje naplatite brzo i uz manje troškove.

Obezbeđenje potraživanja: šta treba imati na umu prilikom dogovaranja saradnje

Kada se poslovna saradnja razvija kako je planirano, retko ko razmišlja o tome šta će se dogoditi ukoliko druga strana jednog dana prestane da plaća. Tada su pregovori završeni, roba isporučena ili usluga izvršena, a mogućnosti da se naknadno obezbedi bolja pravna pozicija znatno su manje.

Upravo zbog toga ozbiljne kompanije pitanje naplate ne ostavljaju za kraj poslovnog odnosa. One ga rešavaju na njegovom početku kroz obezbeđenje potraživanja. Ukoliko o naplati počnemo da razmišljamo tek kada kupac zakasni sa plaćanjem, već je propušten veliki deo mogućnosti da se rizik umanji.

Način na koji je ugovor zaključen, kako je dokumentovana isporuka robe ili izvršenje usluge, da li su ugovorena sredstva obezbeđenja i kako je vođena poslovna komunikacija često imaju mnogo veći uticaj na uspešnu naplatu nego sam izvršni postupak.

Drugim rečima, dobra priprema često je najbolja zaštita od budućih sporova.

1. Dobro sastavljen ugovor je više od formalnosti

Poslovni partneri koji nemaju svoje pravne službe, često koriste šablone ugovora koji godinama nisu menjani ili se preuzimaju sa interneta bez prilagođavanja konkretnom poslu.

Nije redak slučaj da se ugovor zaključi tako što jedna strana pošalje svoj šablon, druga ga površno pregleda i obe pretpostave da će se eventualni problemi rešavati „u hodu“. Dok saradnja traje, takav pristup uglavnom ne predstavlja problem. Međutim, čim nastane spor, upravo odredbe koje su ranije delovale nevažno postaju suštinske.

Prava i obaveze ugovornih strana uređeni su, između ostalog, Zakonom o obligacionim odnosima.

Ugovor bi, između ostalog, trebalo da jasno reguliše:

• predmet ugovora,
• rokove izvršenja,
• način i rok plaćanja,
• posledice kašnjenja,
• ugovornu kaznu, kada je primerena,
• nadležnost suda ili arbitraže, ako postoji potreba za takvim ugovaranjem.

Dakle, nije dovoljno da se u ugovoru nalaze sve pobrojane stavke pro forme, nego je važno da one detaljno i precizno opisuju i predviđaju odnose između konkretnih saugovarača. Jasno definisana prava i obaveze ne garantuju da do spora neće doći, ali značajno smanjuju prostor za različita tumačenja.

Na primer, trebalo bi vrlo jasno definisati kada se smatra da je roba isporučena, ko potpisuje primopredaju, kada dospeva obaveza plaćanja ili šta se smatra uredno izvršenom uslugom. Što su ove situacije preciznije uređene, manji je prostor da druga strana kasnije uopšte i pokuša da osporava svoju obavezu.

2. Sredstva obezbeđenja

Kada se govori o naplati potraživanja, pažnja se često usmerava isključivo na glavni ugovor. Međutim, u mnogim slučajevima upravo sredstva obezbeđenja predstavljaju ključnu razliku između uspešne i neizvesne naplate.

U zavisnosti od vrste posla i vrednosti transakcije, mogu se koristiti različiti instrumenti obezbeđenja, poput menice, bankarske garancije, zaloge, hipoteke ili drugih zakonom dozvoljenih sredstava. Naravno, izbor odgovarajućeg instrumenta zavisi od konkretne poslovne situacije i procene rizika, pa univerzalno najbolje rešenje ne postoji.

3. Dokumentovanje svakog koraka u transakciji

U prethodnim tekstovima već smo ukazali da faktura sama po sebi nije uvek dovoljna kada između stranaka nastane spor. Zbog toga je važno da kompanija čuva kompletnu dokumentaciju koja prati poslovni odnos.

To mogu biti:

• ugovori i aneksi,
• narudžbenice,
• otpremnice,
• zapisnici o primopredaji,
• elektronska komunikacija,
• reklamacije i odgovori na reklamacije,
• dokazi o izvršenim uplatama.

Kada postoji uredan trag o tome šta je ugovoreno i kako je posao realizovan, mnogo je lakše zaštititi svoja prava ukoliko druga strana ospori dug.

Zamislimo da kupac tvrdi da roba nikada nije isporučena ili da usluga nije izvršena u ugovorenom obimu.

Ukoliko poverilac raspolaže samo fakturom, dokazivanje može biti znatno složenije nego kada poseduje potpisanu otpremnicu, zapisnik o primopredaji, elektronsku prepisku i drugu dokumentaciju koja potvrđuje tok saradnje.

4. Blagovremena reakcija

Kompanije često odlažu reakciju jer žele da sačuvaju dobar poslovni odnos. To je razumljivo, naročito kada je reč o dugogodišnjem kupcu ili strateškom partneru.

Međutim, dugotrajno odlaganje može dodatno otežati naplatu. Ako se kašnjenje ponavlja ili dug raste iz meseca u mesec, korisno je na vreme analizirati situaciju i proceniti da li postoji realna mogućnost dobrovoljnog plaćanja ili je potrebno preduzeti druge korake. Brojni su primeri u privredi gde su kompanije ulazile u nelikvidnost, pa i stečaj. Poslovna praksa pokazuje da mnoge kompanije ne zapadaju u finansijske probleme zato što nemaju dovoljno posla, već zato što svoja potraživanja naplaćuju prekasno.

Jedan ili dva veća kupca koji mesecima kasne sa plaćanjem mogu ozbiljno ugroziti likvidnost čak i uspešnog privrednog društva. Zbog toga je važno da se kašnjenje ne posmatra samo kao problem pojedinačne fakture, već kao potencijalni rizik za celokupno poslovanje.

To ne znači da svaki slučaj kašnjenja sa plaćanjem treba odmah da završi pred sudom, ali problem ne treba dugo ignorisati.

5. Procena poslovnog saradnika

Nijedan ugovor ne može u potpunosti eliminisati poslovni rizik. Zbog toga je važno što bolje proceniti rizičnost saradnika ili saradnje još pre zaključenja posla.

Na primer:

• da li je račun poslovnog partnera (dugo) u blokadi,
• kakvi su njegovi finansijski izveštaji,
• da li se protiv njega vode brojni sudski postupci,
• kakva je njegova dosadašnja poslovna reputacija,
• da li redovno izmiruje obaveze prema drugim partnerima.

Ni ovakva provera ne garantuje da će saradnja biti uspešna, ali može biti važan element poslovne procene.

Jedna od najčešćih grešaka koje viđamo u praksi jeste primena istih uslova poslovanja na sve kupce i poslovne partnere, bez obzira na njihovu veličinu, finansijsku stabilnost ili dosadašnje iskustvo u saradnji.

Na primer, nije isto kada prvi put poslujete sa novoosnovanim privrednim društvom i kada sarađujete sa kompanijom koja godinama uredno izmiruje svoje obaveze. U zavisnosti od okolnosti, to može značiti da ćete za pojedine poslovne partnere ugovoriti avansno ili delimično avansno plaćanje, kraće rokove dospelosti, odgovarajuće sredstvo obezbeđenja ili dodatnu dokumentaciju kojom će se potvrditi isporuka robe ili izvršenje usluge. Sa druge strane, za dugogodišnjeg poslovnog partnera sa kojim imate izgrađeno poverenje možda neće biti potrebe za istim nivoom obezbeđenja.

Naravno, ni dugogodišnja saradnja nije garancija da problemi neće nastati. Finansijske teškoće, promene vlasničke strukture ili tržišnih okolnosti mogu uticati i na kompanije koje su godinama uredno ispunjavale svoje obaveze. Upravo zato je korisno povremeno preispitati uslove saradnje i prilagoditi ih okolnostima, umesto da se oni podrazumevaju samo zato što je poslovni odnos dugo trajao.

6. Pravni savet može preduprediti spor

Mnogi privrednici angažuju advokata tek kada odluče da podnesu tužbu ili pokrenu izvršni postupak. Međutim, pravna pomoć može biti mnogo korisnija i ranije.

Prilikom zaključenja ugovora, izbora odgovarajućih sredstava obezbeđenja ili procene dokumentacije često je moguće uočiti rizike koji bi kasnije mogli dovesti do dugotrajnog i skupog spora.

Zbog toga pravni savet ne treba posmatrati samo kao pomoć u rešavanju spora, već i kao način da se mnogi sporovi uopšte ne dogode.

Zaključak

Uspešna naplata potraživanja ponekad zavisi od toga koliko je poverilac uporan, ali mnogo češće zavisi od toga koliko je kvalitetno obezbeđenje potraživanja, odnosno da li je poslovni odnos od početka pravilno postavljen i dokumentovan.

Kada do spora već dođe, mogućnosti poverioca u velikoj meri zavise od odluka koje su donete mnogo ranije. Zato uspešna naplata potraživanja nije samo pitanje dobrog izvršnog ili parničnog postupka, već pre svega dobrog planiranja poslovnog odnosa.

Dobro sastavljen ugovor, odgovarajuća sredstva obezbeđenja, uredna poslovna dokumentacija i blagovremena reakcija mogu značajno povećati izglede da se potraživanje naplati bez dugotrajnih sporova i dodatnih troškova. Što je poslovna saradnja od početka jasnije uređena i bolje dokumentovana, veća je verovatnoća da će potraživanje biti naplaćeno brzo – ili da do spora neće ni doći.

Advokatska kancelarija Petrović Mojsić & Partners